Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, „Taxametern und Wegstreckenzähler erfassen Geschäftsvorfälle Stellung genommen. Danach müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der mit einer Registrierkasse erzeugten Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung ist nicht zulässig; eine Aufbewahrung in ausschließlich ausgedruckter Form ist ebenfalls unzulässig. Hintergrund dieser Aussagen sind die seit dem Jahr 2002 geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Dementsprechend müssen die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanter Daten innerhalb des Gerätes nicht oder nicht dauerhaft möglich, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Bei der Verwendung eines Archivsystems müssen die gleichen Auswertungen möglich sein, wie die im laufenden System. Steuerpflichtige, die Registrierkassen führen, müssen nun überprüfen, ob das eingesetzte Gerät den erhöhten Anforderungen der Finanzverwaltung genügt. Es wird zunächst nicht beanstandet, wenn das Registriergerät längstens bis zum 31.12.2016 weiterhin im Betrieb genutzt wird.
Bei Registrierkassen, die technisch nicht entsprechend aufgerüstet werden können oder bei denen eine externe Speicherung nicht möglich ist, müssen weiterhin die bisher geltenden Anforderungen beachtet werden. So sind die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere Bedienungsanleitung, Programmabrufe nach jeder Änderung, Protokolle über die Einrichtung von diversen Speichern sowie weitere Anweisungen zur Kassenprogrammierung aufzubewahren. Außerdem müssen die mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen und die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (sog. Z-Nummer) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses aufgerufenen Ausdrucke aufbewahrt werden. Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist nach Aussage der Finanzverwaltung durch organisatorische und programmierte Kontrollen sicherzustellen.
Quelle: Bundesverband selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter 05/2011
(2 Bewertungen, Durchschnitt: 3,50 von insgesamt 5)
Loading...